Een zorgteam functioneert niet

Het komt voor dat een team niet de zorg kan bieden die ze zou willen bieden. In dat geval is het zaak om, het liefst zo snel mogelijk, het niet optimaal functioneren van het team te signaleren en de problemen aan te pakken. Vaak hebben problemen binnen een team met elkaar te maken en kan het ene probleem een katalysator zijn voor een nieuw probleem.

Ook niet zelden ontstaat er een vicieuze cirkel die maar moeilijk te doorbreken is. Teams blijven namelijk doorgaan op de manier zoals ze dat al tijden volhouden en kunnen, durven of willen de onderliggende problemen niet onder ogen zien. Ik zeg dan altijd: dat varken moet onder tafel vandaan. 

Als een team op teamniveau niet functioneert, kan dat meerdere oorzaken hebben, die vaak met elkaar verband houden. Op elk niveau binnen de problematiek komen we vaak vicieuze cirkels tegen. 

321123

Een team in de problemen

Organisatorisch is zo’n team niet op orde Veel teams zijn tegenwoordig zelfsturend. Net als alles heeft ook zelfsturing voor en nadelen. Wanneer een team echt in de problemen komt zijn er naar mijn idee alleen maar nadelen aan het zelfsturende aspect. Het is echt lastig om op het eigen handelen te reflecteren en de knuppel in het hoenderhok te gooien. Mensen die werken in de zorg hebben een hekel aan 'gedoe' en ruzie. Zij doen er alles aan om dat te vermijden en zijn zich vaak niet bewust van hun eigen gedrag. Het kan ook zijn dat er in de communicatie met andere afdelingen vastlopers zijn. Er kunnen verschillende oorzaken waardoor een team in de problemen komt.

 

Werkprocessen kloppen niet

De manier waarop je als team samenwerkt en je taken uitvoert, is natuurlijk van groot belang op het functioneren van datzelfde team. Als daarom de werkprocessen niet kloppen of niet goed ingedeeld zijn, zie ik dat vaak direct terug in bijvoorbeeld problemen met het rooster (‘We hebben een formatieprobleem!’). Vaak is er inderdaad een bezettingstekort in de formatie, maar door niet effectief te werken wordt dit probleem alleen maar groter en is vaak de daadwerkelijke oorzaak niet meer te achterhalen. Ik zie ook nogal eens voorkomen dat mensen allerlei ‘taken’ oppakken die eigenlijk helemaal niet tot de verantwoordelijkheid van het team behoren. Dit levert ruis op. Kom meer te weten over inefficiëntie in ‘Werkprocessen’.

 

Er wordt niet samengewerkt

Kijk, in een team word je geacht met elkaar samen te werken. Dat betekent dat iedereen zijn taken uitvoert en hierover communiceert met de ander, zodat die de taken die in het verlengde liggen weer goed uit kan voeren. Gek genoeg is een van de eerste zaken die wegvalt in een team in de problemen: de communicatie. Er kunnen verschillende oorzaken zijn waarom er niet wordt samengewerkt en in de kern komt  doordat het team bestaat uit allemaal verschillende mensen met verschillende karakters en verschillende ideeën over hoe 'goede zorg' eruitziet. Op de pagina ‘Samenwerking’ ga ik hier verder op in.

 

Hoge werkdruk

De kip en het ei. Daar gaat het om bij werkdruk. Wat was er eerst? Een hoge werkdruk of neemt de werkdruk toe door onderliggende problemen?

In de zorg een veelvoorkomend probleem. Een team heeft  te maken met formatie tekort of een hoog verzuim en staat onder een grote druk, want in de zorg zijn er nou eenmaal niet veel zaken die ‘een daagje kunnen blijven liggen’. Maar vaak gaat het ook om het managen van die werkdruk. Waar komt de druk vandaan? Heeft het team dat in kaart en hoe gaan zijn aan de slag om er iets aan te doen? Hoe ik een team laat reflecteren en naar de situatie rondom de ‘werkdruk’ laat kijken? Hier ga ik na de klik verder op in: ‘Werkdruk’.

 

Luisteren en daarna het gesprek aan gaan

Ik duik een team altijd blanco in en ga observeren. Wat gebeurt er? Wat zie ik en wat zien de teamleden (en soms belangrijker: wat zien ze niet)?  

Vervolgens ga ik luisteren, in individuele sessies geven de teamleden aan waar bij hen de schoen wringt en mogen ze wanneer daar behoefte aan is even 'leeg' lopen. Er komt een hoop op tafel en ik laat me, niet gehinderd door enige voorkennis, informeren door de hoofdrolspelers zelf.

Dan ga ik het gesprek aan. Want het team, maar beter nog het individu, óók een grote invloed op de problematiek? Wanneer dat besef komt is vaak een mooi moment. Wanneer de teamleden samen inzien dat zij zelf de sleutel tot de oplossing in handen hebben is het begin gemaakt om met elkaar uit de misère te komen.

Whitepaper: 7 Tips om veerkrachtig te werken

Met deze 7 tips ben je instaat om leiding te geven aan de moeilijkste persoon op aarde: jezelf!